В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.

Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.

Приказы и инструкции вышестоящей организации по кадрам.

Штатные расписания.

Приказы по личному составу.

Годовой план работы отдела.

Годовой отчет о работе отдела.

Годовой статистический отчет о движении кадров.

Личные карточки работников (форма № Т-2) и т. д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т. д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приведем примерную форму номенклатуры дел кадровой службы в организации.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.